Pennylane et CRM : faire les devis sans double saisie

La question arrive toujours sous la même forme : « on a un CRM, on a Pennylane, pourquoi est-ce que le devis est encore saisi deux fois ? » La réponse courte : parce que le devis est fait dans le CRM avec un catalogue, et facturé dans Pennylane avec un autre. Les connecteurs règlent une partie du problème, pas celle-là. Voici ce qu'ils font exactement, d'après l'aide Pennylane.

Ce que les connecteurs HubSpot et Pipedrive font avec un devis

Pennylane publie un connecteur pour HubSpot, un pour Pipedrive, un pour Salesforce. L'intégration HubSpot est accessible à partir de l'abonnement Essentiel. Le principe est le même partout : l'affaire du CRM devient le point de départ des documents Pennylane.

• Clients. Première étape obligatoire : « Vous devez commencer par associer vos clients Pennylane à vos contacts HubSpot. » Un contact CRM lié à un client Pennylane, sinon rien ne passe.
• Devis. Deux voies. Soit vous faites le devis avec l'éditeur du CRM et vous le convertissez ensuite en facture Pennylane. Soit vous ouvrez l'éditeur Pennylane depuis l'affaire HubSpot ou Pipedrive, et le devis est créé dans Pennylane.
• Factures. « Créer une facture ou un abonnement Pennylane sans quitter HubSpot », ou « convertir vos devis en factures Pennylane directement depuis HubSpot ».
• Statuts. Ils remontent dans le CRM, mis à jour toutes les 24 heures depuis Pennylane. Pas en temps réel, et c'est écrit noir sur blanc dans l'aide.

Où la double saisie se cache encore

Si vous choisissez l'éditeur du CRM pour les devis, le devis part des produits du CRM, pas de votre catalogue Pennylane. Vous maintenez donc deux listes de produits, deux grilles de prix, deux jeux de taux de TVA. Le jour où un tarif change, il change à deux endroits, ou à un seul, et c'est le second cas qui coûte.

Si vous choisissez l'éditeur Pennylane depuis le CRM, le catalogue est bon, mais la personne qui ouvre cet éditeur travaille dans Pennylane. L'aide le dit sans détour :

Un compte Pennylane avec un rôle qui crée des devis, c'est un rôle de gestion. Il voit aussi les factures, les clients et les soldes bancaires. Le détail est dans rôles et droits Pennylane. Pour une équipe commerciale, c'est souvent le point qui fait choisir l'éditeur du CRM, et donc le double catalogue.

Trois situations, trois réponses

Prenez Nova Formation, organisme de formation, deux commerciales, un dirigeant qui facture dans Pennylane.

• Le CRM est au centre de la vente. Les commerciales suivent chaque affaire dans HubSpot, relancent, prévoient. Le connecteur vaut le coup : le devis se fait depuis l'affaire, la facture aussi, et le dirigeant voit tout dans Pennylane. Le double catalogue reste à tenir si l'éditeur HubSpot est retenu.
• Le CRM existe, mais les devis se font dans Word. Cas fréquent : le CRM sert de carnet d'adresses, le devis est un fichier envoyé par e-mail, et le dirigeant le retape dans Pennylane pour facturer. Le connecteur ne change rien tant que le devis n'est pas créé quelque part de connecté.
• Pas de CRM. Nova Formation n'en a pas, et n'en a pas besoin pour deux commerciales qui envoient des devis. Acheter un CRM pour faire des devis, c'est acheter un camion pour aller chercher le pain.

Ce qu'il faut à un devis pour ne pas être saisi deux fois

Trois conditions, et aucune ne dépend du CRM : le devis utilise les produits Pennylane, avec leurs prix et leur TVA ; il est associé à un client Pennylane ; il est créé dans Pennylane dès le départ, pas exporté vers Pennylane après coup. Quand ces trois conditions tiennent, la facture est une conversion, pas une saisie.

C'est ce que fait DirectDevis pour les entreprises qui ont des commerciaux et pas de CRM, ou un CRM qui ne sert pas aux devis. Les commerciaux créent les devis en ligne, avec vos produits, vos clients et vos modèles Pennylane, et chaque devis est créé dans votre Pennylane sans qu'ils y aient accès. Si un jour un CRM s'impose, il s'ajoute pour le suivi des affaires : les devis, eux, sont déjà au bon endroit. Comment l'intégration fonctionne.

Sources : aide Pennylane, Connecter HubSpot à Pennylane, Utiliser l'intégration entre HubSpot et Pennylane et Utiliser l'intégration entre Pipedrive et Pennylane.