Modèles de devis Pennylane : les règles pour une équipe

Trois commerciaux, trois devis, trois présentations différentes : un logo à gauche, un autre à droite, des conditions de paiement à 30 jours sur l'un et à réception sur l'autre. Le client ne voit pas une entreprise, il voit trois personnes. Le modèle de devis Pennylane règle ça, à condition de savoir ce qu'il fige et qui a le droit d'y toucher.

Ce qu'un modèle Pennylane fixe

Les modèles se gèrent dans Paramètres, Facturation client, onglet Personnalisation. Le même modèle sert à une facture, un devis, un bon de commande ou une facture pro forma. Il contient :

• L'apparence : logo, couleur dominante, taille de police.
• Le contenu : titre du document (« Devis », « Proposition »), jusqu'à 5 champs d'en-tête, un champ libre, un pied de page.
• Les colonnes : Produit, Prix unitaire HT et TVA (%) sont obligatoires et ne se masquent pas. Quantité, Total HT et Total TTC peuvent être masqués, et l'ordre comme les libellés se modifient.
• Le paiement : conditions par défaut, modes proposés (virement, carte, prélèvement SEPA, chèque, espèces, billet à ordre), affichage du RIB.

Un modèle coché « Marquer comme modèle par défaut » s'applique à chaque nouveau document. Sur un devis donné, on peut en choisir un autre dans ses paramètres. Les avoirs, eux, n'ont pas de modèle séparé de celui des factures.

Combien de modèles selon l'abonnement

• Basique : jusqu'à 2 modèles, modèle par défaut compris.
• Essentiel : jusqu'à 5 modèles, modèle par défaut compris.
• Premium : nombre illimité.

Cinq modèles en Essentiel, c'est assez pour une équipe, à condition de ne pas en créer un par personne. Un modèle correspond à une situation de vente, pas à un commercial.

Trois règles pour une équipe

• Un modèle par défaut, et c'est le bon. C'est celui que tout le monde obtient sans y penser. Mettez-y vos conditions de paiement réelles, votre RIB, votre pied de page avec les mentions légales. Si le modèle par défaut est juste, 80 % des devis le sont.
• Un modèle par cas, nommé par le cas. « Devis standard », « Devis abonnement annuel », « Devis grands comptes, 45 jours ». Pas « Modèle de Karim ». Le commercial choisit par situation, et deux commerciaux dans la même situation sortent le même document.
• Le commercial choisit, le dirigeant modifie. Les modèles vivent dans les paramètres de l'entreprise. Changer le logo, les colonnes ou les conditions de paiement est une décision d'entreprise, pas un réglage de devis. Une personne tient les modèles ; les autres les utilisent.

Exemple : cinq modèles pour une entreprise de maintenance

Maison Delorme fait de la maintenance de matériel pour des entreprises, avec un dirigeant et trois commerciaux, en Essentiel. Ses cinq modèles :

• Devis standard (par défaut) : paiement à 30 jours, virement et carte, RIB affiché.
• Devis contrat annuel : titre « Proposition de contrat », champ libre pour la période couverte, prélèvement SEPA proposé.
• Devis grands comptes : 45 jours fin de mois, champs d'en-tête pour le numéro de commande du client et son service acheteur.
• Devis intervention urgente : paiement à réception, colonne Quantité masquée, le forfait suffit.
• Un emplacement libre, pour le jour où un nouveau cas se présente.

Les commerciaux ne connaissent que la liste des quatre noms. Ils n'ont jamais ouvert l'onglet Personnalisation, et c'est le but.

Quand les commerciaux n'ont pas de compte Pennylane

Tout ce qui précède suppose que le commercial crée le devis dans Pennylane, donc avec un rôle de gestion, qui voit aussi factures et banque. Beaucoup d'entreprises ne le veulent pas, et le devis finit dans un fichier Word qui n'a jamais entendu parler du modèle par défaut.

DirectDevis lit vos modèles de devis Pennylane. Le dirigeant fixe le modèle par défaut de l'équipe, chaque commercial crée ses devis en ligne avec ce modèle et vos produits, et le devis est créé dans votre Pennylane, sans que le commercial y ait accès. Vos règles de présentation s'appliquent à toute l'équipe, modèle compris. Le module devis pour Pennylane.

Sources : aide Pennylane, Créer des modèles de facture et Créer un devis. Le nombre de modèles par abonnement peut changer.