Transformer un devis en facture dans Pennylane : les étapes
Le bouton existe, il s'appelle « Convertir en », et il fait le travail en une minute. La seule condition qui compte vraiment : le devis doit déjà être dans Pennylane. Voici les étapes, puis le cas des factures partielles, puis le point où ça coince pour une équipe commerciale.
Étape 1 : passer le devis en « Accepté »
Un devis créé dans Pennylane naît en statut « En attente ». Pour le facturer, il doit être « Accepté » : vous changez le statut à la main depuis le panneau latéral du devis, ou il passe en « Validé » tout seul si votre client l'a signé en ligne.
Autrement dit, relisez-le avant de cliquer. Une ligne fausse sur le devis devient une ligne fausse sur la facture, et une facture finalisée se corrige par un avoir, pas par une retouche.
Étape 2 : « Convertir en », puis choisir le type de facture
Dans Gestion, menu Ventes, ouvrez le devis accepté. Dans le panneau latéral, cliquez sur « Convertir en ». Pennylane propose quatre documents :
- Facture : pour facturer l'intégralité du devis. Le cas simple.
- Facture d'acompte : un pourcentage ou un montant avant le début de la prestation.
- Facture intermédiaire : une partie du devis, en cours de prestation.
- Facture de solde : le montant restant.
Pour un acompte ou une facture intermédiaire, vous indiquez le pourcentage ou le montant. Pennylane calcule le cumul des factures déjà émises et le solde restant. Vous relisez le brouillon, vous cliquez sur « Finaliser ». Pour l'envoyer par la plateforme agréée et prévenir votre client par e-mail : « Envoyer électroniquement ».
Un détail qui compte depuis la réforme : la facture d'acompte est une vraie facture. Si vous en demandez une à la signature du devis, elle suit le calendrier de la facture électronique, pas le devis. Le détail est dans devis et facture électronique.
Les deux règles des factures partielles
- Même devis d'origine. Acompte, factures intermédiaires et solde doivent tous partir du même devis initial. Pas d'acompte depuis le devis A et de solde depuis le devis B.
- Figé au premier euro. Dès que vous finalisez un acompte ou une facture intermédiaire, le devis passe en « Accepté » et ne se modifie pas après. Si le périmètre bouge en cours de mission, la partie ajoutée fait l'objet d'un nouveau devis.
Exemple : un devis, trois factures
Atelier Brossard, cabinet de conseil, vend une mission à 12 000 € HT : un audit, trois jours d'accompagnement, une restitution. Le devis est accepté le 3 mars.
- 3 mars : facture d'acompte de 30 %, 3 600 € HT, depuis le devis. Le devis se fige.
- 15 avril : facture intermédiaire de 40 %, 4 800 € HT. Pennylane affiche le cumul facturé (7 200 €) et le reste (4 800 €).
- 30 mai : facture de solde, 4 800 € HT. Le devis est entièrement facturé.
Trois factures, aucun montant retapé, et le lien entre le devis et chaque facture reste visible dans Pennylane.
Ce qui bloque en pratique : le devis né ailleurs
Tout ce qui précède suppose que le devis existe dans Pennylane. Si vos commerciaux font leurs devis dans Word, Excel ou un outil séparé, « Convertir en » n'a rien à convertir. Quelqu'un recrée le devis dans Pennylane, ligne à ligne, avant de pouvoir facturer. C'est de la double saisie, et c'est là que les erreurs naissent, pas à la conversion.
La raison est connue : créer un devis dans Pennylane demande un rôle de gestion, qui ouvre aussi les factures et la banque. Beaucoup d'entreprises préfèrent donc laisser les commerciaux hors de Pennylane, et paient ce choix en double saisie à chaque facture.
C'est le cas que DirectDevis traite. Vos commerciaux créent leurs devis en ligne, avec vos produits, vos clients et vos modèles, et chaque devis est créé dans votre Pennylane sans qu'ils y aient accès. Le jour de la facture, le devis est déjà là : « Convertir en » fait le reste. Voir comment ça marche pour vos commerciaux.
Source : aide Pennylane, Transformer un devis en facture. Les écrans évoluent : vérifiez sur votre compte.