Signature électronique d'un devis Pennylane : les règles
Votre client a répondu « c'est bon pour moi » par e-mail, et vous vous demandez si ça suffit. Pennylane a une réponse intégrée : la demande de signature électronique sur le devis. Voici qui y a droit, ce que vaut la signature, et les trois réglages qui font échouer une demande.
Qui y a droit, et combien de signatures par mois
| Abonnement | Signatures électroniques par mois |
|---|---|
| Basique | 0 |
| Essentiel | 25 |
| Premium | 50 |
La fonction est sur l'application web. Elle n'est pas dans l'application mobile. Le quota est mensuel : avant de construire votre circuit de vente dessus, comptez les devis signés d'un mois normal et comparez-les à votre abonnement.
Ce que vaut la signature
D'après l'aide Pennylane, la signature est gérée par Yousign et a la même valeur qu'une signature manuscrite, au titre du règlement européen eIDAS de 2014, transposé en droit français en 2016. Votre client n'a besoin ni d'un compte Pennylane ni d'un compte Yousign : il reçoit un e-mail, clique sur le lien, signe.
Le parcours, de votre côté et du sien
- Dans Ventes, menu Devis, ouvrez le devis ou créez-le. « Gérer l'envoi », puis « Envoyer pour signature électronique ». Vous choisissez le contact et personnalisez l'e-mail.
- Votre client reçoit le lien et signe. Le devis passe en statut « Validé » et ne se modifie pas après. Il reçoit sa copie signée par e-mail.
- S'il refuse, vous recevez un e-mail avec le motif qu'il a indiqué.
- Devis validé : il ne reste qu'à le convertir en facture.
Signature électronique ou simple « Accepté » ?
La signature n'est pas obligatoire pour facturer. Un devis que vous passez « Accepté » à la main se convertit en facture exactement de la même façon. Ce que la signature ajoute, c'est une preuve datée, un document signé reçu par les deux parties, et un refus motivé quand le client dit non. Pour une mission à 400 €, un e-mail d'accord suffit souvent. Pour un contrat annuel ou un client nouveau, la signature vaut son emplacement dans le quota. Gardez le quota pour les devis où une contestation coûterait cher.
Les trois réglages qui font échouer une demande
- La date d'expiration. Si le devis expire le jour même, l'option de signature n'apparaît pas. L'aide Pennylane demande une date d'expiration postérieure d'au moins un jour à la date du jour. En pratique, laissez une vraie marge : un client signe rarement dans l'heure.
- Modifier après envoi. Tant qu'une demande est en cours, le devis ne se modifie pas. Il faut d'abord annuler la demande, ce qui désactive le lien reçu par le client, puis corriger, puis renvoyer. Relisez avant d'envoyer, ça évite l'aller-retour.
- Le lien expiré. Si le client arrive après l'expiration, deux sorties : valider le devis à la main, ou renvoyer une demande avec un nouveau lien.
Et quand ce sont vos commerciaux qui envoient les devis ?
La demande de signature part de Pennylane, donc d'une personne qui a un compte Pennylane avec un rôle de gestion. Si vos commerciaux n'en ont pas, le devis est fait ailleurs, puis quelqu'un le recrée dans Pennylane pour l'envoyer en signature. Double saisie, et un devis qui attend sur un bureau pendant que le client refroidit.
Avec DirectDevis, le commercial crée le devis en ligne, avec vos produits et vos modèles, et le devis est créé dans votre Pennylane sans qu'il y ait accès. Il part par e-mail depuis Pennylane, pour signature électronique ou acceptation manuelle, et le commercial voit le statut « Signé » dans sa liste. Voir comment ça marche.
Sources : aide Pennylane, Demander une signature électronique sur un devis et Gérer et résoudre les problèmes de signature électronique d'un devis. Quotas et abonnements changent : vérifiez votre offre.